Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Jak ustalić wysokość ekwiwalentu ?

Jak ustalić wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej?

Całkiem niedawno sytuacja wydawała się jasna, a oczywista praktyka stosowana w większości zakładów pracy polegała na ustaleniu zryczałtowanej sumy, jaką pracownicy zatrudnieni na określonych stanowiskach otrzymywali w okresach miesięcznych bądź kwartalnych. Jednak niedawno zmienił ją ZUS, który w swojej interpretacji wykazał, iż wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez konkretnego pracownika.

Tym samym w myśl art. 2376 § 1 . - Kodeksu Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. pracodawca jest zobowiązany nieodpłatnie dostarczyć pracownikom środki ochrony indywidualnej, zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz poinformować pracowników o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto, zgodnie z art. 2377 § 1 k.p., pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach w przypadkach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp.

Jednocześnie, zgodnie z art. 2379 § 2 i 3 k.p. pracodawca, zapewniający pracownikom ubranie robocze jak również odzież ochronną, powinien także zabezpieczyć jej pranie, konserwację, naprawę czy odpylanie i odkażanie,  jednocześnie pranie tej odzieży pracodawca może zlecić swoim pracownikom, jednak pod warunkiem, że będzie wypłacania im z tego tytułu rekompensata pieniężna w wysokości poniesionych kosztów.

Przepisu bezpieczeństwa i higieny pracy nie określają, w jaki sposób należy ustalać wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, wskazując jedynie ogólną zasadę, o której była mowa. Problem pojawił się w marcu br., gdy gdański oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wskazał w decyzji nr 62 z dnia 3 marca 2014 r., DI/100000/43/57/2014, że wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez konkretnego pracownika.

Interpretacja ta, chociaż oczywiście zbieżna z wykładnią przepisów k.p. powoduje, że pracodawcy wypłacający podległym pracownikom ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej, powinni skrupulatniej pochylić się nad kwestią dokumentacji wykazującej poniesione przez pracowników koszty.